那如何才能有效减少或避免这笔额外费用的产生呢？不得不从展台的基础抓起，展台搭建公司的参与者：设计师、施工人员还有参展商，三者缺一不可。一个的设计师，在设计策划展台之际他便会将展台规划、展台设计、施工材料等问题纳入考虑范围，而施工人员也必定会仔细考虑展台材料、循环利用等问题，在达到参展商要求的前提下，三者相互沟通互相交流，三方意见达成共识后一定能有效减少和避免处理废弃材料和拆除展台时所带来的额外费用。
对于长年负责展台搭建的参展商而言，由于多年经验的积累，同展台搭建商在前期会交代的比较明确。而对于初次负责展台的人来说，这方面就缺乏经验，不清楚什么材料在施工完是什么效果，包括何种材料在成本上比较低，那种材料成本极其昂贵等，碰到这样的参展商就很麻烦，展台搭建公司的业务人员如果对工艺也是一知半解，那么双方在很多方面就会存在沟通障碍或误导，从设计到签订合同，再到施工，双方也许没有太多的问题出现，而问题爆发基本上是在参展商进入搭建现场，看到自己展台的效果与自己预期的出入很大，这时候再沟通，小问题到好解决，大问题就只能死扛了。
展台搭建必须使用合理的搭配，适宜的颜色、灯光的运用是必要的装置，用协调的方法体现出具有的和谐的美。设计展台背景的颜色要合理，才能够为商品宣传起到良好的衬托效果，为企业宣传产品起到积极的促进作用。
舞美其实是舞台美术，也称舞台设计，是戏剧、大型演唱会和其他舞台演出的一个重要组成部分。设计师需要根据剧本内容和演出要求，利用布景、灯光、化妆、服装、效果、道具等多种造型艺术手段，创造出剧中环境和角色的外部形象，的舞台制作设计可以增强观众体验，渲染舞台气氛，可以说只要舞台效果好，演出就成功了一半。