1、勘察活动现场的天花板高度：在布置舞台、灯光、视听设备时，天花板高度有着至关重要的影响。舞台背景拿LED显示屏来举例，需要根据层高来计算LED显示屏安装多大面积比较合适;
2、调查现场是否有视线：从每个角度看房间，有没有柱子、枝形吊灯和其他东西阻挡视线?你能从舞台外的每个角度清楚地看到舞台或大屏幕吗?在构建阶段之前，还必须考虑此问题;
3、根据实际情况规划舞台的数量和规模：对于小型企业来说，总数并不多，而且足以在年会上建立一个阶段。但是大公司是不同的，数量是数百或数百，因此多个阶段或一个阶段可能需要多个显示。通过提前确定舞台和背景屏幕的数量和方向，限度地利用空间;
4、根据节目需求预估所需舞台的尺寸：虽然年会是每个企业都会搞的活动，但是到底以什么形式，什么主题来做，却是一件让人费心的事。有的企业可能就是玩个小游戏、抽个奖，形式比较简单，但有的企业不一样，他们会有各种表演活动，甚至有的企业会请的表演人员给大家表演节目。不同需求，对于舞台宽度，大小以及背景屏幕的大小要求也不同。
在搭建前还要确定衍架搭建处环境，主要包括：舞台的长度、衍架长度以及舞台长度等，这些都很关键。确认衍架外框尺寸，加入太高装不上衍架那就白白的浪费时间了。为能够更好的保证这个舞台衍架使用的安 全、建议提前制定好严格的安装使用标准，以免后期带来不必要的麻烦。
成功的舞台效果是要活用资料、音响、光线、色谐和其它装潢用品，不断的给观众以新鲜感，刺激其好奇心，使他们对舞台呈现爱好。舞台桁架背景板搭建的建立不仅仅是要强调特性，也要有喜不自禁的惊喜存在。
我们常见的舞台一般是T型舞台和长方形舞台，舞台主体部分材质使用钢管支撑，以及木板搭配而成。舞台的后面会用舞台行架挂上幕布，幕布上面的内容一般就是活动的目的宗旨，也是演出的关键内容所在。舞台行架搭建是很有的，在一般情况下，是两人以上同时构架较好，这样动作同意协调，效果会很快很好。