各个单位的人事部门很重要，会存放大量的人事资料，分门别类之后，要按照次序存放好，人事档案盒是不可缺少的。
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。
档案盒一般规格大小为31*22cm(封面）但是由于档案盒的脊背不同，一般档案盒的脊背从2cm到6cm不等，（特殊规格的也可订做）单位名称以及LOGO都需要特殊设计和制作。档案盒应用，主要有以下七大类：文书档案盒，科技档案盒，人事档案盒，会计档案盒，照片档案盒，光盘档案盒，实物档案盒。
档案盒既是归档文件的装具，也是固化盒内归档文件位序的载体。由于档案盒里一般是重要的文件，所以保护档案盒就等于保护文件，那么一般除了日常保养外，还需要学会档案盒排架。排架是纸质归档文件整理的尾巴环节，也是整个归档文件整理工作中很重要的一个环节，直接影响到档案实体管理和提供利用的效果。
一是应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。有时某个类目的几份文件不够装满一个档案盒，应选用厚度较薄的档案盒或横置式的档案盒。
二是档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒即可。